La facture électronique ou e-invoice

La facture électronique ou e-facture vous permet d'automatiser l'ensemble de votre processus de facturation. Si vous utilisez un logiciel de facturation, vous n’avez pas besoin de connaissance technique pour simplifier fortement l'administration avec les factures électroniques.

Une facture numérique n'est pas une facture électronique

Dissipons d'emblée une idée fausse très répandue. L'envoi d'une facture au format PDF par courrier électronique n'est pas de la facturation électronique, même si elle est effectuée numériquement. Quelle est la différence?

Un fichier PDF (format de document portable) est lisible pour les humains, mais plus difficile pour un ordinateur. La mise en page du fichier PDF n'est pas suffisamment structurée pour un traitement automatique. La facture électronique est structurée dans un fichier xml, établi selon la norme UBL (Universal Business Language). Les deux termes, UBL et xml, sont parfois utilisés de manière interchangeable. En termes simples, un fichier UBL est la facture selon le format xml. On parle aussi de "facture UBL". La facture est donc lisible par l'ordinateur. Fini la saisie ennuyeuse !

CONSEIL : Lorsque vous facturez avec enFact, le programme produit et envoie à la fois un fichier PDF et un fichier XML. Lisibles pour le client lors du paiement et rapidement traitables par les programmes du comptable.  

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

La raison la plus évidente d'utiliser les factures électroniques est le gain de temps. Tout le travail de saisie est éliminé. La facturation peut même être effectuée directement à partir d’offres et de bons de commande, ce qui reprend les valeurs telles que le montant et le numéro de compte étant automatiquement. Les avantages immédiats :

• Dès réception, la facture électronique est automatiquement lue et traitée dans votre logiciel. Pas de saisie ou risque d'erreur !
• Pas de tracas avec les copies car elles sont toujours disponibles sous forme électronique.
• Pour le destinataire et son comptable tout se déroule automatiquement.

Facturation et comptabilité électroniques

Pour travailler avec la facturation électronique, vous avez besoin d'un programme de facturation (ou de comptabilité) capable de traiter les documents UBL. Les logiciels actuels peuvent gérer UBL, juste comme enFact, un choix parfait.

Les professionnels de la comptabilité savent pratiquement tous traiter les fichiers UBL. Votre programme de facturation tel que enFact ne doit pas nécessairement être directement lié à celui de votre comptable. Il suffit d'utiliser la fonction de facturation électronique et de transmettre les données par un simple clic. Cela permet de gagner du temps et de l'argent, tant pour vous que pour le comptable.

La facturation électronique : la norme du Gouvernement Belge

Le gouvernement Belge demande que les factures à ses services soient livrées par voie électronique. Cela se passe de préférence par le réseau européen PEPPOL, comparable à un système de courrier électronique : chaque entreprise reçoit sa propre adresse PEPPOL pour envoyer des factures électroniques. Ceux-ci arrivent ensuite dans la boîte de réception du destinataire.

La facturation électronique par PEPPOL présente des avantages tant pour l'expéditeur que pour le destinataire :

• Les factures UBL peuvent être traitées automatiquement ;
• Vous recevez une confirmation concluante que la facture a été livrée.

ASTUCE : Si vous travaillez avec enFact, vous pouvez facilement par PEPPOL envoyer des factures au gouvernement. Vite et en toute sécurité.