Quand faut-il tenir un journal des recettes ?

Dans un livre des recettes vous enregistrez les ventes pour lesquelles vous n'établissez pas de facture. Dans la pratique, il s'agit généralement de transactions avec des particuliers qui peuvent se faire sans une facture (p.e. les tickets de caisse). enFact vous permet de tenir un journal des recettes. Pourtant, si vous établissez une facture pour chaque transaction, même celles avec vos clients particuliers, vous n'avez en principe pas besoin de tenir un journal des recettes.
 

Le journal des recettes n'est pas un livre de caisse (et vice versa)

Il y a parfois confusion entre un journal des recettes quotidiennes et un livre de caisse. Les deux ne sont pas les mêmes ! En tant qu'entreprise, vous gérez un journal des achats et des ventes, mais vous devez également tenir un journal financier. Il contient vos relevés bancaires et, le cas échéant, un livre de caisse. Un livre de caisse contient tous les montants individuels payés ou reçus en espèces : il s'agit donc principalement du mode de paiement.

Cela signifie qu'une vente peut parfois être enregistrée à la fois dans un livre de caisse et dans un journal des recettes. Par exemple, quand un particulier achète un article pour lequel vous créez un reçu, cette vente apparaîtra dans votre journal des recettes de ce jour et quand le client paie en espèces, ce payement apparaîtra dans votre livre de caisse.
 

Exigences de forme du journal des recettes

  • Un journal des recettes doit être tenu pour chaque bureau ou succursale d’une société.
  • Le montant total des recettes doit être enregistré chaque jour, ventilé par taux de TVA.
  • Vous devez conserver les pièces justificatives de ces ventes les tickets de caisse, les reçus, etc. - et les mettre à disposition en cas d'audit pendant sept ans.
  • Y at-il une vente où le prix unitaire d'un article qui dépasse 250 € ? Vous devez alors enregistrer cette vente séparément dans le livre des recettes avec la nature de ces biens vendus.

Exceptions :

  • Si les pièces justificatives comme les tickets de caisse précisent la nature exacte des marchandises vendues, les enregistrements séparés peuvent être remplacée par une seule entrée globale quotidienne
  • Vous ne devez pas tenir un registre des recettes quotidiennes si pour votre activité un régime de TVA fixe s'applique comme pharmaciens, boulangers, etc. ou si encore comme, le secteur de la restauration, le point de vente utilise la "caisse blanche" (un système de caisse enregistré).

 

Numérique ou papier ?

L'époque des agendas en papier est révolue depuis longtemps. Aujourd'hui, un programme de facturation numérique tel qu’enFact offre la possibilité de tenir un journal des recettes par ordinateur, donc numérique. Il y a toutefois une condition explicite : le logiciel doit garantir l'inaltérabilité des chiffres saisis. Un simple fichier Excel que vous avez créé vous-même ne suffira donc pas en cas de contrôles. Si vous tenez un journal des recettes qui ne répond pas aux critères fixés, ou si vous n'en tenez pas du tout alors que vous devriez le faire, vous risquez une amende TVA. Il est donc préférable d'éviter ce coût additionnel !
 

Journal des recettes numériques à validation facile

Le journal des recettes que vous créez dans enFact peut facilement être validé par un fonctionnaire lors d'une inspection des livres. Si le logiciel ne permet pas la validation, il a été modifié en dehors du système (= sans traçage) et cela n'est pas autorisé.

enFact signe au quotidien numériquement le livre des recettes. Cette clé unique est contenue dans le fichier Excel que vous pouvez télécharger. Si vous saisissez ensuite ce fichier dans l'outil de validation, la clé sera reconnue et le fichier validé correctement. Cependant, si le fichier Excel est modifié, la clé unique aura changé. Il ne sera plus possible de valider ce fichier et, en cas de contrôle, il apparaîtra immédiatement que le fichier a été modifié.