Faire une bonne offre

La publicité est en cours, les clients potentiels ont été approchés et les questions affluent : "Pouvez-vous faire un devis ?". Puisque vous avez déjà fourni un certain nombre d'efforts pour y parvenir, vous feriez mieux d'accorder l'attention nécessaire à la rédaction des offres commerciales et citations. Le taux de réussite d'une vente est directement proportionnel à la clarté et à la qualité de votre offre. Pour tirer le meilleur parti des souhaits de vos clients, prêtez attention à l'offre que vous allez envoyer. 

Qu'est-ce qu'une offre ?

Chaque devis est une opportunité de vente. Il décrit les services ou les livraisons prévus, les prix associés, le moment de la livraison et les accords supplémentaires tels que le lieu des services. Le prospect reçoit l'intégralité de l'estimation des coûts ainsi que les conditions associées et les accords proposés.

Ne perdez jamais de vue que d'autres candidats veulent aussi remporter le marché. Après tout, la concurrence est toujours à l'affût. Comprenez que l'occasion de soumissionner est une, voire LA chance de vous démarquer dans le bon sens. Voici quelques conseils pour bien préparer votre offre afin d'optimiser les chances de conclure la vente.

Quelles informations un devis fournit-il ?

Il n'y a pas de règles fixes, mais il existe un certain nombre de bonnes pratiques qui déterminent les chances de succès de l'offre :

1. Les coordonnées de votre entreprise, avec des informations de contact claires, afin que le prospect sache immédiatement comment et où vous joindre. Important : assurez-vous d'être facilement joignable, répondez rapidement et clairement aux demandes d'informations complémentaires.
2. Les données du client afin que les contacts ultérieurs et l'administration puissent se dérouler sans problème.
3. L'adresse de livraison et/ou de réalisation des travaux
4. La date de l'offre et sa durée, c'est-à-dire la date jusqu'à laquelle votre offre est valable.
5. La référence de votre offre commerciale, afin que vous et le prospect sachiez exactement de quelle commande éventuelle il s'agit.
6. Une description claire de ce que vous livrerez : la prestation en termes de nature et de portée, les produits, l'utilisation éventuelle de matériaux. Certaines missions ne peuvent être réalisées que par étapes, indiquez-le afin que vous et le prospect concluent des accords appropriés concernant les délais par exemple.
7. Le prix de la livraison et/ou de l'exécution, notamment les prix unitaires et le taux de TVA applicable. Indiquez clairement si la TVA est incluse ou non
8. La planification : quand la livraison peut-elle être effectuée ou quand les travaux peuvent-ils commencer ? Si la commande nécessite une consultation supplémentaire au préalable, indiquez comment vous comptez l'organiser, par exemple en choisissant les matériaux dans une salle d'exposition.
9. Fournissez au prospect vos conditions générales au moment de l'offre.

La mise en page

Un bon début est la moitié de la bataille : cela s'applique certainement aux offres commerciales. Un design soigné, clair et attrayant est un avant-goût de la qualité que vous visez. Les citations désordonnées donnent l'impression que ce qui suit en termes de livraisons et de performances sera tout aussi désordonné. Pas un bon début.  

Donnez à votre offre un aspect professionnel. Utilisez votre logo, les couleurs de votre entreprise et d'autres éléments d'identité visuelle sans être criards. Il n'y a rien de mal à se démarquer des offres des concurrents pour le meilleur.  

Faites attention à la langue que vous utilisez. Adaptez-la au prospect, car l'offre pour le voisin n'est pas la même que celle pour un groupe national ou même une multinationale. Avec le bon ton de voix et les bonnes explications, vous êtes assuré de faire une différence positive.  

Proposez donc une offre soignée, attrayante et pertinente pour le prospect que vous avez en tête. Le désordre, l'ennui, les erreurs d'écriture et les ambiguïtés sont le chemin le plus rapide vers l'échec.

CONSEIL : votre première citation ? Prévoyez suffisamment de temps et faites appel à un conseiller de confiance pour vous aider. Quatre yeux voient plus que deux. Acceptez le fait que chaque offre n'est pas garantie de déboucher sur une commande, et soyez prêt à apprendre et à faire des ajustements. La structure des citations réussies constitue une excellente base pour l'avenir.

Conseils pour la préparation d'un devis

Ainsi, l'offre réussie a un aspect professionnel, est bien organisée et contient les bonnes informations et le bon langage. Mais cela ne suffit pas : soyez prêt à donner une explication si le prospect la demande. Évitez autant que possible les ambiguïtés ou les divergences d'opinion.

"Ce n'est (pas) ce dont nous avions discuté"

Votre offre doit refléter les accords conclus lors de la consultation préliminaire. N'hésitez pas à vous référer à ces discussions, mais faites-le de manière très brève et précise. N'embrouillez pas le prospect en ajoutant de nouveaux éléments ou options. Cela ne peut se faire que de manière clairement séparée du message principal, c'est-à-dire sous la forme d'une option distincte avec le prix supplémentaire ou négatif de cette option. Si, entre les entretiens avec le prospect et l'offre, vous préconisez une approche différente, assurez-vous que le prospect ne vous considère pas comme capricieux ou incompétent. Si c'est vraiment pertinent, contactez la partie intéressée au préalable et expliquez pourquoi l'offre peut sembler quelque peu différente.

"Je ne comprends rien à tout ça"

Un devis peu clair finit rapidement dans la corbeille à papier. Évitez les termes techniques, ou expliquez-les brièvement s'ils sont inévitables. Peut-être qu'en décrivant un produit d'une manière légèrement différente, vous pouvez rendre l'ensemble plus facile à comprendre. Ne vous contentez pas de donner les codes des produits, mais nommez ce que vous livrez. Si nécessaire, ajoutez les descriptions de produits que vous avez vous-même (dépliants ou autre documentation commerciale). Dans tous les cas, veillez à ce que le texte soit clair et compréhensible. Plus c'est simple, mieux c'est.

"J'ai trop / trop peu d'informations pour prendre une décision"

L'information est une bonne chose, trop d'information repousse. Mais qu'est-ce qui est trop ? Certains prospects veulent tout savoir, d'autres détestent la complexité. Par conséquent, travaillez avec les annexes. Le prospect intéressé va les regarder, un autre les met dans un dossier ou même les jette.  Soulignez que vous êtes prêt à vous expliquer, c'est beaucoup plus direct et pertinent que les longs textes. Il faut donc trouver un équilibre.

Ne vous limitez pas à:

Défrichement de la végétation existante et nouvelle plantation

Mais spécifiez par exemple :

Défrichement de la végétation existante :

• élaguer et/ou couper les plantations existantes
• Y compris l'enlèvement et l'élimination du matériel mort
• Préparation du sol pour l'espace vacant

Nouvelle plantation :

• jusqu'à 2 mètres : graminées variées dans les tons verts et gris
• zone 2 à 4 mètres : arbustes feuillus d'une hauteur maximale de 1 mètre
• Y compris l'apport des engrais nécessaires

Vous indiquez brièvement ce que vous allez faire. La quantité, le type et le prix des plantes et des engrais peuvent suivre. S'il y a un risque de malentendu, indiquez explicitement ce que vous ne ferez pas.

Tirez parti de l'automatisation. Avec un bon programme de facturation, vous pouvez facilement produire une offre puissante avec des avantages supplémentaires : référence automatique, rapidement récupérable et consultable, envoi électronique, réutilisation des données du devis pour la facturation, mais aussi pour d'autres offres.

"Je n'avais pas pensé à ça"

Une offre peut être un instrument commercial dans une mesure limitée. Indiquez si et quels services de suivi vous pouvez fournir, mais faites-le très brièvement. Si vous le faites, donnez immédiatement un ou deux arguments de vente. Le style télégramme est autorisé, car vous ne faites que lancer un poisson. Si le prospect est intéressé, il demandera de plus amples informations. A ceux qui ne sont pas intéressés, vous ne donnez pas l'impression d'être pressant.

Bon calcul !

Chaque devis est le résultat d'un calcul dans lequel tous les coûts sont pris en compte. Matériaux, temps de travail, déplacements, autorisations gouvernementales éventuelles..... Sauf demande explicite, il n'est pas nécessaire de donner une liste détaillée de tous les petits coûts possibles. Mais assurez-vous qu'ils sont couverts et que vous faites des bénéfices. N'oubliez pas que ce bénéfice couvrira également les frais administratifs et de fonctionnement de votre entreprise.

Conditions préalables ?

Des conditions préalables s'appliquent parfois, en particulier dans le cas de travaux de construction, mais aussi dans le cas d'autres services ou fournitures. Par exemple, un accès facile au site, un espace de travail suffisant, la disponibilité de l'eau ou d'autres installations. Mentionnez-le brièvement dans la citation pour éviter tout malentendu.

Période de validité

Indiquez clairement la période de validité de l'offre, par exemple, cette offre est valable pendant 30 jours.

Faites-le explicitement sur chaque offre individuelle et pas seulement dans les conditions générales. Cette restriction est essentielle car les prix et la disponibilité des produits évoluent dans le temps. Revisitez une ancienne citation si un prospect réagit encore, mais trop tard. Il est préférable de recalculer et d'agir en conséquence que de subir une perte.

Les petits caractères

Réalisez que si le prospect accepte votre offre, il devient un client avec lequel vous avez conclu un accord. Après tout, lancer une offre est une proposition de contrat. Si vous n'avez pas de conditions générales, ce sont les exigences légales et les conditions du client qui s'appliquent. Rédigez donc des conditions générales et remettez-les à vos prospects à l'avance (LIEN).

Faites explicitement référence à ces conditions dans chaque devis. Par exemple, créez un document PDF unique pour chaque offre commerciale et les conditions générales. Vous n'avez pas encore de conditions générales ? Votre association professionnelle dispose certainement d'exemples utiles. Demandez à un expert juridique de revoir votre version. Avantage : le texte est réutilisable. Mais n'oubliez pas de le contrôler régulièrement, chaque année par exemple.  

Attention aux extras

Pendant l'exécution ou juste avant la livraison du matériel, un prospect ou un client peut vouloir un petit extra. Volontiers, mais assurez-vous d'enregistrer les services et/ou biens supplémentaires et de les confirmer brièvement (par courriel suffit). Surtout s'il y a plusieurs personnes de contact. Un journal de bord correct vous permet d'éviter d'oublier de facturer des éléments ou que le client refuse de payer par la suite pour cause de "non commandé". Dans ce cas, le devis sert souvent de seule référence, sauf si vous avez confirmé les extras. Un peu de discipline peut éviter des pertes douloureuses.

L’offre est prête, que faire maintenant ?

Êtes-vous satisfait de l’offre que vous avez établi ? Puis remettez-le immédiatement au prospect. La livraison électronique avec un programme approprié garantit une livraison rapide et prouve que le client est importante pour vous. Facilitez la tâche du prospect pour qu'il devienne un client : avec enFact, le prospect peut accepter l’offre par voie électronique et ainsi le signer. Clair et net. L'administration n'est pas votre métier préféré ? Parfait, car avec enFact un seul clic suffit pour établir une facture à base de l’offre confirmée. Aucun problème si la mise en œuvre réelle est légèrement différente ou si des travaux supplémentaires ont été fournis. Il suffit d'ajuster le projet de facture enFact.  

Suivi, également pour les offres non acceptées

L'offre est acceptée ? Super, envoyez une note de remerciement avec confirmation au client.

Non accepté ? Cela arrive inévitablement, mais profitez de l'occasion. Contactez le prospect et demandez-lui un bref retour d'information. Vous êtes assuré d'en tirer des éléments qui augmenteront les chances de succès de vos futures offres. Les informations fournies par les prospects qui ne sont pas acceptés valent littéralement de l'argent (futur).

Commencez !

Faites-le ! Comme tout le reste, l'élaboration de bonnes offres commerciales nécessite un effort ciblé. Si vous fournissez ce travail, veillez à ce que votre citation fasse la différence avec la concurrence grâce à une communication et une tarification professionnelles. Et ne vous inquiétez pas, une bataille perdue n'est pas la guerre perdue. Des offres bien préparées laissent une impression positive de professionnalisme. Même si le prospect a refusé à cause du prix. La pratique a montré que les prospects vous donneront une autre chance lors de leur prochain achat. Et c'est ce que vous voulez : obtenir des opportunités de vente.