Établir une note de crédit correcte

Vous avez fait une erreur dans le calcul du prix de la dernière facture adressée à un client professionnel. Cela peut arriver. N'est-il pas tentant de procéder à un ajustement rapide de cette facture et d'envoyer au client une version modifiée ? Ce n'est pas la bonne approche, elle peut causer beaucoup de problèmes (de TVA). Travaillez avec une note de crédit.

Qu'est-ce qu'une note de crédit ?

Une note de crédit réduit la dette qu'un client vous doit pour une ou plusieurs factures envoyées précédemment. Le montant de la note de crédit dépend évidemment de la situation. Elle peut renoncer à une partie d'une facture antérieure, ou neutraliser la totalité du montant de la facture.  

Il existe plusieurs situations dans lesquelles vous, en tant que chef d'entreprise, établissez un crédit :

• Une commande de votre boutique en ligne est retournée et le client s'attend à être remboursé ;
• Un rendez-vous avec le client suite à un problème avec une livraison, par exemple un dommage mineur ou un long délai de livraison imprévu ;
• Une simple erreur de calcul ou de frappe dans le montant de la facture ;
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La note de crédit formalise la correction, de sorte que votre administration et celle du client ont une trace claire et formelle. Il vous appartient de décider si le montant de l'ajustement est remboursé ou que le client déduise le montant d'un paiement ultérieur. Toutefois, concluez un accord clair à ce sujet, afin d'éviter tout ressentiment.

Éléments de la note de crédit

La note de crédit est soumise à peu près aux mêmes exigences formelles que l'établissement d'une facture. Veuillez noter les points suivants :

• Utilisez une séquence de numéros propre aux notes de crédit, facilement reconnaissable et, bien sûr, cohérente
• Marquez clairement sur la note de crédit une référence à la facture originale à laquelle elle se rapporte
• Indiquez clairement la mention "note de crédit" sur le document

Pourquoi une note de crédit ?

Tout d'abord, parce que, selon la loi, vous n'êtes pas autorisé à compenser, c'est-à-dire à déduire le montant à restituer sur une facture ultérieure.

Numérotation et comptabilité

Ne détruisez pas la mauvaise facture, car chaque facture porte un numéro unique et doit être saisie dans la comptabilité. Comme indiqué précédemment, la numérotation des factures et des notes de crédit est ininterrompue, sans lacunes ni doublons.

Des accords clairs avec le client

Il arrive que vous facturiez involontairement la mauvaise partie, par exemple le particulier alors que l'entreprise est le donneur d'ordre. Cela peut arriver :

• Si vous créditez le particulier et établissez une nouvelle facture à l'entreprise
• Il est judicieux de ne remettre la note de crédit au particulier qu'après le paiement de la facture à l'entreprise, car si l'entreprise de votre client conteste la nouvelle facture, vous avez peu de poids en cas de non-paiement.

Épargnez-vous des difficultés et du travail administratif. Demandez clairement qui passe la commande et qui sera le débiteur à qui la facture sera envoyée. Assurez-vous que ces informations sont sur papier (courrier) ...